Удаленное оформление разрешительной документации: 7 аргументов «За»

К разрешительной документации относят сертификаты, декларации и другие бумаги, дающие право легально производить и реализовывать конкретную продукцию на территории Российской Федерации или Таможенного союза. Предпринимателю или уполномоченному лицу для оформления необходимых документов потребуется лично посетить специализированный сертификационный центр. Однако в ряде случаев есть возможность оформить документацию дистанционно.

Какие бывают разрешительные документы?

Количество разрешительных документов, необходимых для работы предприятия, зависит от вида деятельности, специфики производства и других нюансов как законодательства, так и производственного процесса.

Самыми востребованными разрешительными документами являются:

1. Сертификат соответствия национальному ГОСТу или нормативам ТР ТС — требуется для реализации продукции на территории РФ и Таможенного союза.
2. Декларация соответствия — также позволяет реализовывать продукцию на территории нашего государства или Таможенного союза, но обладает некоторыми особенностями оформления.
3. Свидетельство о государственной регистрации — необходимо для продуктов питания, косметики, бытовой химии. Документ свидетельствует о соответствии продукции санитарно-эпидемиологическим нормам.
4. Сертификат пожарной безопасности — выдается на готовую продукцию и свидетельствует о пожарной безопасности последней.
5. Разрешение на применение — нужно предприятиям, которые планируют задействовать потенциально опасное оборудование для увеличения производственных мощностей.

Не все виды документов оформляются в сертификационном центре. Так, свидетельство о государственной регистрации выдается Роспотребнадзором на месте, а разрешение на применение оформляется Ростехнадзором.

Алгоритм оформления разрешительной документации

Не следует полагать, что процедура удаленного оформления разрешительных документов разительно отличается от очного обращения в специализированный центр. И в первом, и во втором случае заявителю необходимо подготовить и тщательно выверить пакет документов. Разница состоит лишь в форме подачи необходимых бумаг и дальнейшей коммуникации. При очном оформлении придется лично встречаться со специалистом компании, а в случае дистанционного оформления — всё общение сводится к электронной переписке.

Алгоритм оформления документов для компании-производителя следующий:

1. Поиск и выбор сертификационного центра: здесь следует обратить внимание на наличие государственной аккредитации и штат квалифицированных сотрудников;
2. Заключение договора с аккредитованным центром;
3. Формирование пакета бумаг для подачи в центр, в который, как правило, входят документы с информацией о компании, продукте, технологии его производства и проверке качества;
4. Отбор и подача образцов продукта для экспертной оценки (по требованию);
5. Оценка экспертной комиссией пакета документов, при необходимости визит на производство;
6. Анализ собранной информации специалистами центра;
7. Выдача разрешительного документа компании-заявителю.

Чтобы пройти все шаги алгоритма без повторений и возвратов, перед подачей документов не лишним будет их тщательно проверить и провести внутренний аудит производства.

Обратите внимание! Набор документов, подаваемый в сертификационный центр, может меняться в зависимости от вида разрешительного документа, который хочет получить компания.

7 аргументов «За» дистанционное оформление разрешительных документов

Вопрос об удаленном оформлении разрешительной документации стал актуален задолго до вынужденной самоизоляции в связи с пандемией COVID-19.

Дистанционное оформление бумаг несет ряд преимуществ:

1. Экономия на транспортных расходах — нет необходимости организовывать поездку менеджера с оформлением трат на бензин или командировку.
2. Рациональное использование времени — время вашего сотрудника не теряется на поездку, пробки и возможные очереди.
3. Ускорение процесса правок — согласование деталей и нюансов происходит с помощью электронной почты, что существенно ускоряет решение проблемных вопросов.
4. Фиксация договоренностей в электронной переписке — менеджер компании всегда может перечитать сообщения, чтобы напомнить важные детали.
5. Общение с аудиторами минимизировано — удаленное оформление разрешительной документации, как правило, не предусматривает личного визита аудиторов на предприятие, что в свою очередь снижает уровень стресса у сотрудников компании.
6. Контакт с аккредитованными центрами проходит в удобное для всех участников время — менеджер компании не ищет окна в соответствии с рабочим графиком центра, а ведет переписку в свое рабочее время.
7. Для предприятий, расположенных в маленьких городах, дистанционное оформление является единственно возможным вариантов без командировок и существенных затрат времени ценных сотрудников, так как не во всех населенных пунктах есть специализированные аккредитованные центры.

Такие аргументы повлияли на разработку процедуры удаленного оформления разрешительной документации задолго до COVID-19. Однако с учетом эпидемиологической ситуации возможность дистанционной обработки документов как нельзя более актуальна.